Výhody a nevýhody stravenkového paušálu a náhrad za home office
Jakmile máte první zaměstnance, bude vás jistě zajímat, jakým způsobem řešit stravenkový paušál a náhradu nákladů za práci z domova. Jde o téma, které dřív nebo později musí řešit každý zaměstnavatel. Zákon říká, že povinností každého zaměstnavatele je umožnit stravování zaměstnanců. To zaměstnavatelé činí poskytováním přestávek na jídlo a odpočinek. Někteří poté zaměstnancům poskytují peněžité (stravenkový paušál) nepeněžité příspěvky (stravenky) na stravování. Není to ale jejich povinností, jde totiž o zaměstnanecký benefit. Jakmile se i vy rozhodnete, že ho budete svým zaměstnancům poskytovat, bude se vám hodit vědět, jak jej pojmout. Pojďme se nyní podívat na to, jak uchopit zaměstnanecké benefity, aby se to zaměstnavateli vyplatilo a zaměstnanec byl spokojený.
Stravenky, stravenkový paušál a jejich rozdíly
Základní rozdíl mezi nimi spočívá v tom, že stravenky coby poukázky jsou obvykle vydávané v papírové formě či jako stravenková karta, zatímco stravenkový paušál je obnos peněz, který zašlete zaměstnanci společně se mzdou.
Novela zákona přinesla podstatnou změnu těchto zaměstnaneckých benefitů v oblasti daňových výhod. Peněžitý příspěvek na stravování je nyní pro zaměstnavatele daňovým výdajem (může ho odečíst ze základu daně coby výdaj). A pro zaměstnance zase není předmětem daně z příjmů fyzických osob, což v praxi znamená, že příspěvek na stravování zaměstnancům celý nezdaněný zůstane.
Před novelou zákona byl tento režim stanovený pouze u nepeněžitých příspěvků na stravování. To byl také důvod, proč zaměstnavatelé tento benefit poskytovali ve formě papírových stravenek či stravenkových karet. Problémem se však stalo, že mnoho stravovacích zařízení je přestalo akceptovat. Navíc většina zaměstnanců dle našich zkušeností dnes preferuje peníze (stravenkový paušál) před papírovými stravenkami.
Stravenkový paušál
Pojďme se nyní blíže podívat na stravenkový paušál. Při poskytování stravenkového paušálu doporučujeme dát si pozor na několik skutečností. V první řadě, stejně jako u nepeněžního benefitu stravenek, hlídejte limit výše příspěvku. Po jeho překročení totiž musí zaměstnanec částku danit jako příjem ze závislé činnosti.
Aby si zaměstnanci mohli tento příspěvek užít bez daně z příjmů a odvodů na sociální a zdravotní pojištění, nesmí jeho výše překročit 70 % horní hranice stravného pro pracovní cestu trvající 5 až 12 hodin. V roce 2025 odpovídá tato hranice částce 177 Kč. Zaměstnavatelé tedy mohou zaměstnancům přispívat až 123,90 Kč na den, aniž by částka musela být daněná. Přesná výše nevyplývá přímo ze zákona, ale mění se na základě vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí, která upravuje stravné každoročně jinak. Zaměstnavatelé by proto měli pravidelně sledovat aktuální legislativní změny v této oblasti.
Má váš zaměstnanec exekuce?
Pokud ano, pak exekutor může chtít postihnout exekucí i stravné. Ačkoli zákon výslovně nestanoví, zda exekutor může či nemůže stravné postihovat, v praxi exekutorů tomu tak bývá.
Jak je to na home office?
Když vznikal zákoník práce, stanovili zákonodárci jako charakteristický znak pracovního poměru (tzv. závislá práce) výkon práce na náklady zaměstnavatele. To bylo však ještě před pandemií, kdy většina zaměstnanců pracovala denně na svém pracovišti. Naopak kvůli pandemii se rozmohla práce z jiných míst, typicky home office, což mnohým zaměstnavatelům umožnilo snížit náklady na kanceláře apod.
Je tedy povinností zaměstnavatele i na home office poskytovat stravenky nebo stravenkový paušál? My se domníváme, že to povinností není. Jelikož jde o benefit, není nárokový. Ovšem pouze do doby, než ho zaměstnavatel nárokovým udělá. Například tím, že jej zahrne do pracovní smlouvy nebo vnitřního předpisu.
Dohoda o výkonu práce z domova
Zaměstnavatelům, kteří mají zaměstnance na home office a plánují je mít takto dlouhodobě (např. sdílené pracovní místo apod.), doporučujeme uzavřít dohodu o výkonu práce z domova. V ní stanovte, že nově zaměstnanec pracuje z domova, jaké má stravné, jaké má povinnosti zejména kdy je jeho pracovní doba, že má povinnost reportovat, dále jaké jsou další náhrady za práci z domova (internet apod.) a další povinnosti zaměstnance.
Uzavření této dohody nepodceňujte. Odsouhlasením práce na home office totiž dochází ke změně místa výkonu práce. To je dle zákoníku práce jednou ze tří základních náležitostí pracovní smlouvy a dohoda tím pádem bude představovat doplnění pracovní smlouvy.
Společně s dohodou o výkonu práce z domova se zaměstnavatelům osvědčilo, že jsme jim připravili i pracovní řád pro home office. V něm jsou např. určené časy povinného připojení k internetu pro společné meetingy, nastavené toky informací, aby si zbytečně nevolalo mnoho zaměstnanců mezi sebou, logika přepojování hovorů apod.
Jaké jsou jiné náhrady na home office?
Kromě stravného můžeme hovořit i o dalších náhradách na home office, a to následujících:
- Náhrada za vytvoření pracovních podmínek vhodných pro výkon práce(nutnost platit internet, osvětlení, teplo, kávu apod. zaměstnancem v jeho domově). Tuto částku obvykle doporučujeme stanovit paušální náhradou. Dobře víme, že dle stanoviska finančního úřadu by mělo být u každého zaměstnance individuálně spočítané, kolik je adekvátní suma náhrad a suma toto převyšující musí být zaměstnancem opět zdaněná. V praxi je však toto nemyslitelné, zvlášť když má zaměstnavatel desítky či stovky zaměstnanců.
- náhrada za opotřebenínapř. židle, stolu, tiskárny apod. I tato kategorie nepodléhá zdanění, dokud reflektuje reálné opotřebení, což v praxi řešíme taktéž paušálem jako v předchozím bodě.
Netrapte se se složitými pracovněprávními vyhláškami, kontaktujte odborníky!
Doporučujeme si nechat všechny výše zmíněné dokumenty vypracovat od nás, neboť máme s pracovním právem rozsáhlé zkušenosti a zabýváme se jím již mnoho let. Můžete tak mít jistotu, že dostanete tu nejvyšší možnou kvalitu.
Autor: Mgr. Richard Kraus, právník a advokátní koncipient v advokátní kanceláři ModerniPravnik.cz, a Pavla Bachurová