Výhody a nevýhody stravenkového paušálu a náhrad za home office

Jakmile máte první zaměstnance, bude vás zajímat, jakým způsobem řešit stravenkový paušál a náhradu nákladů za práci z domova. Některá řešení jsou totiž pro vás jako zaměstnavatele výhodnější a celkově se jedná o témata, která dřív nebo později musí řešit každý zaměstnavatel.

Zákon říká, že povinností každého zaměstnavatele je umožnit stravování zaměstnanců. Jak se to tedy v praxi dělá? Přestávkami na jídlo a odpočinek, kdy si zaměstnanci mohou dojít za své peníze např. na oběd. Někteří zaměstnavatelé také volí peněžité (stravenkový paušál) nebo nepeněžité příspěvky (stravenky) na stravování. Každopádně toto není povinností  zaměstnavatele, jedná se o zaměstnanecký benefit. Jakmile se i vy rozhodnete, že budete svým zaměstnancům poskytovat tento benefit, bude se vám hodit vědět, jak jej pojmout.

Pojďme se nyní podívat na to, jak uchopit zaměstnanecké benefity, aby se to zaměstnavateli vyplatilo a zaměstnanec byl spokojený. 

Rozdíl stravenek a stravenkového paušálu

Základní rozdíl mezi nimi spočívá v tom, že stravenky coby poukázky jsou obvykle vydávány v papírové formě či jako stravenková karta, zatímco stravenkový paušál je obnos peněz, který zašlete zaměstnanci společně se mzdou. Novela zákona přinesla podstatnou změnu těchto zaměstnaneckých benefitů v oblasti daňových výhod. Peněžitý příspěvek na stravování je nyní pro zaměstnavatele daňovým výdajem (lze odečíst ze základu daně coby výdaj) a pro zaměstnance není předmětem daně z příjmů fyzických osob, což v praxi znamená, že příspěvek na stravování zaměstnancům celý nezdaněný zůstane. Před novelou zákona byl tento režim stanoven pouze u nepeněžitých příspěvků na stravování, což byl důvod, proč zaměstnavatelé tento benefit poskytovali ve formě papírových stravenek či stravenkových karet. Problémem se však stalo, že mnoho stravovacích zařízení je přestalo akceptovat a většina zaměstnanců dle našich zkušeností dnes preferuje peníze (stravenkový paušál) před papírovými stravenkami. 

Pojďme se nyní blíže podívat na stravenkový paušál. Při poskytování stravenkového paušálu, je třeba si dát pozor na několik skutečností. V první řadě, stejně jako u nepeněžního benefitu stravenek je dán limit výše příspěvku, po jehož překročení musí zaměstnanec částku danit, jakožto příjem ze závislé činnosti. Aktuálně je limit stanoven na kalendářní den na max. 91 Kč na základě vyhlášky z ledna 2021, což odpovídá stravnému pro zaměstnance na pracovní cestě trvající 5 – 12 hodin.

Proč tu mluvíme o vyhlášce? Protože limit, do kterého se jedná o nezdanitelnou částku, není nastaven pevně, ale procentuálně coby  70% stravného, které je přiznáno zaměstnanci na pracovní cestě trvající 5 – 12 hodin. Přesná částka není v ustanovení uvedena, jelikož je limit stravného každoročně upravován ve vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí.  .  

Má váš zaměstnanec exekuce? Pokud ano, pak exekutor může chtít postihnout exekucí i stravné. Ačkoli zákon výslovně nestanoví,  zda exekutor může či nemůže  stravné postihovat, v praxi exekutorů tomu tak bývá.  

Jak je to na home office?

Když byl psán zákoník práce, byl jako charakteristický znak zaměstnance  (tzv. závislá práce) stanoveno, že práce musí být vykonávána na náklady zaměstnavatele. To bylo však ještě před pandemií a většina zaměstnanců pracovalo denně na svém pracovišti. Naopak kvůli pandemii se rozmohla práce z jiných míst, typicky home office, což mnohým zaměstnavatelům umožnilo snížit náklady na kanceláře apod.. 

Je tedy povinností zaměstnavatele i na home office poskytovat stravenky nebo stravenkový paušál? My se domníváme, že to povinností není. Jelikož se jedná o benefit, tak je nenárokový, ovšem pouze do doby, kdy ho zaměstnavatel nárokovým udělá např. tím, že jej napíše do pracovní smlouvy.

Zaměstnavatelům, kteří mají zaměstnance na home office a plánují je mít takto dlouhodobě (např. sdílené pracovní místo apod.)  doporučujeme uzavřít dohodu o výkonu práce z domova, kde bude stanoveno, že nově zaměstnanec pracuje z domova, jaké má stravné, jaké má povinnosti zejména kdy je jeho pracovní době, reportování, jaké jsou další náhrady za práci z domova (internet apod.) a další povinnosti zaměstnance. Tato dohoda je v praxi nutností, protože odsouhlasením práce na home office dochází ke změně místa výkonu práce. Toto místo je klíčové, protože dle zákoníku práce se jedná o jeden ze tří základních náležitostí pracovní smlouvy a dohoda tím pádem bude představovat doplnění pracovní smlouvy. Společně s dohodou o výkonu práce z domova se zaměstnavatelům osvědčilo, že jsme jim připravili i pracovní řád home office, kde byly např. určeny časy povinného připojení k internetu pro společné meetingy, nastaveny toky informací, aby si zbytečně nevolalo mnoho zaměstnanců mezi sebou, logika přepojování hovorů apod.. 

Jaké jsou jiné náhrady na home office?

Určitě jste si povšimli, že hovoříme o dalších náhradách na home office, a to 

A)  náhrada za vytvoření pracovních podmínek vhodných pro výkon práce (nutnost platit internet, osvětlení, teplo, kávu apod. zaměstnancem v jeho domově, nikoli na pracovisti), kdy tuto částku obvykle doporučujeme stanovit paušální náhradou. Dobře víme, že dle posledního stanoviska finančního úřadu by měl být u každého zaměstnance individuálně spočítáno, kolik je adekvátní suma náhrad a suma toto převyšující musí být zaměstnancem opět zdaněna. V praxi je však toto nemyslitelné, zvlášť když má zaměstnavatel desítky či stovky zaměstnanců.

B)   náhrada za opotřebení např. židle, stolu, tiskárny apod. I tato kategorie nepodléhá zdanění, dokud reflektuje reálné opotřebení, což v praxi řešíme taktéž paušálem jako v bodě A.

Doporučujeme si nechat tyto dokumenty vypracovat od nás, neboť máme s pracovním právem velké zkušenosti a zabýváme se jím již mnoho let.

Nenašli jste odpověď na svoji otázku?

Neváhejte nás kontaktovat, rádi vám poradíme!